Служебная записка – это внутренний документ, содержащий деловую информацию. Такой тип документации предназначен для ведения переписки и обмена данными между различными структурными подразделениями внутри одной организации. Также принят такой вид переписки между руководством компании и начальниками отделов, сотрудниками, находящимися не в прямом подчинении конкретного руководителя.
В чем сходство и различие служебной и докладной записки
Служебную записку часто путают с докладной. И такая путница объяснима, ведь по типу оформления и содержанию эти документы очень похожи. Схожесть служебной и докладной записки заключается в том, что каждая из них несет в себе информацию, предназначенную исключительно для внутреннего пользования. В том и в другом случае сотрудники различного ранга (начальники отделов, ответственные за выполнение отдельных проектных работ и рядовые работники) посредством записки сообщают о той или иной ситуации, рабочем процессе непосредственному руководителю или начальнику смежного подразделения.
Значительная разница между этими документами состоит в двух аспектах. Докладная пишется исключительно вышестоящему руководителю. В докладной излагается суть той или иной рабочей/производственной проблемы, сообщает о факте сбоя в работе. В отличие от докладной служебная записка выступает как часть деловой переписки не только по вертикали от подчиненного к руководителю, но и по горизонтали между смежными отделами, взаимосвязанными проектами и т.п. В служебной записке сообщается не только о наличии проблемы, но и вносится предложение о путях решения конкретного рабочего вопроса. Кроме того, служебная записка может содержать просьбу о той или иной помощи со стороны руководства.
Как правильно составить служебную записку
В кадровых и служебных документах нет унифицированной стандартной формы для написания служебной записки. Это означает, что раз нет закрепленного трудовым законодательством образца, документ может быть сформирован в свободной произвольной форме. Однако для того, чтобы правильно и четко подать необходимую информацию, следует придерживаться определенных правил.
- Необходимо максимально полно заполнить «шапку» документа. Для этого в правом верхнем углу нужно указать наименование организации и данные адресата – ФИО, должность адресата. То есть, верхняя часть документа отвечает на вопрос – кому он предназначен.
- В центральной части определяется название документа – служебная записка. Здесь же нужно указать дату составления и номер.
- В основной части излагается суть обращения. Это может быть сообщение о какой-либо рабочей/производственной ситуации, просьба о помощи в устранении проблемы, предложение и конкретные шаги, направленные на решение изложенного вопроса.
- В нижней части должна стоять подпись составителя, в скобках рядом с ней указывается фамилия и инициалы. Далее нужно указать подразделение и должность отправителя.
Скачать образец служебной записки
Нередко служебная записка предназначается руководителю смежного подразделения и является частью обмена информацией между обособленными структурами организации. В таком случае при составлении ее следует придерживаться тех же правил, что при обращении к руководителю. Важно понимать, что у этого типа документа есть четко определенная задача – полноценно раскрыть суть вопроса, поэтому важно учесть все нюансы и детали.
Хотя служебные записки по большей части являются частью внутренней документации, иногда они отправляются в другую организацию. В таком случае нужно учитывать несколько аспектов:
- документ обязательно должен быть зарегистрирован в специальной книге учета и иметь регистрационный номер;
- лучше создавать служебную записку в двух экземплярах, один из которых отправляется адресату, а второй хранится во внутренних документах;
- если в записке отражена проблема или претензия к смежной или партнерской организации, то второй экземпляр может понадобиться в виде доказательства при возникновении недоразумений и споров.
